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Administration Assistant

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Administration Assistant

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Organization: UNDP - United Nations Development Programme

Location: Costa Rica, San Jose

Grade: Administrative support, SB-2 (SC3/SC4), Service Contract, Local Contractors Agreement

Occupational Groups:

Administrative support

Environment

Operations and Administrations

Closing Date: 2019-10-06

Background

El PNUD Costa Rica, a través del Proyecto Paisajes  Productivos  contratará una persona que provea un Asistencia Administrativa para seguimiento de las actividades de implementación del MOCUPP en coordinación con la Dirección Ejecutiva del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC).

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

El Proyecto Conservando la biodiversidad a través de la gestión sostenible en los paisajes de producción en Costa Rica (Paisajes Productivos), se ejecuta por el MINAE con financiamiento del Fondo para Medio Ambiente Mundial  (GEF, por sus siglas e inglés) y con el apoyo del PNUD. El objetivo general del mismo es: generalizar la conservación de la biodiversidad, la gestión sostenible de la tierra, y los objetivos de secuestro de carbono hacia los paisajes de producción y los corredores biológicos interurbanos de Costa Rica.

El Proyecto Conservando la biodiversidad a través de la gestión sostenible en los paisajes de producción en Costa Rica establece como resultados los siguientes: 1.1. Instituciones públicas, privadas y comunitarias con capacidades de análisis, gestión y respuesta fortalecidas para poner en práctica los derechos humanos y mejorar las condiciones del desarrollo humano, y priorizando las poblaciones en situaciones de vulnerabilidad; 2.2. Capacidades del sistema estadístico nacional fortalecidas para generar, analizar y utilizar la información para el desarrollo, aplicación, monitoreo y evaluación de políticas públicas; 4.2. Sector público, privado y sociedad civil con progresos en la incorporación e implementación de políticas nacionales y estrategias que consideren la calidad ambiental y la gestión integrada de los recursos naturales, así como la valoración de los bienes y servicios ambientales y la protección, conservación y uso sostenible de la biodiversidad; y 5.3. Estrategias y programas implementados para el desarrollo de la producción sostenible, la generación de oportunidades y condiciones de trabajo dignas, con un énfasis en micro, pequeña y mediana empresa, jóvenes y mujeres.

Adicionalmente,  mediante el Proyecto el PNUD contribuirá  con el logro de los siguientes Objetivos de Desarrollo Sostenible: Objetivo 5: Lograr igualdad de género y empoderamiento de todas las mujeres; Objetivo 11: Hacer ciudades inclusivas, seguras, resilientes y sostenibles; Objetivo 12: Asegurar el patrones de consumo y producción sostenibles; y Objetivo 15: Manejar de forma sostenible los bosques, combatir la desertificación, detener y revertir la degradación de la tierra, detener la pérdida de biodiversidad.

OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA

El objetivo final de esta consultoría será asistencia administrativa para la Dirección Ejecutiva del SINAC en torno al seguimiento y de la implementación del MOCUPP, de acuerdo con los planes anuales, bajo la dirección y supervisión del coordinador(a) del proyecto y a través de la coordinación con Dirección Ejecutiva del SINAC.

Duties and Responsibilities

RESPONSABILIDADES GENERALES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA PERSONA CONSULTORA

La persona contratada trabajará bajo la supervisión directa de la Directora Ejecutiva del SINAC y será supervisada también por el Coordinador(a) del Proyecto Paisajes Productivos. El/la Asistente será responsable de las actividades de manejo administrativo del proyecto y proporcionará apoyo directo a la Directora Ejecutiva del SINAC y al Coordinador(a) y Oficial a cargo del proyecto.

Realizará funciones de asistencia, con las siguientes responsabilidades específicas:

  1. Apoyar las actividades de seguimiento administrativo relacionadas con el desarrollo de las actividades vinculadas con MOCUPP.
  2. Proporcionar el apoyo que la Directora Ejecutiva del SINAC designe en el manejo diario y realizará funciones secretariales y de asistencia.
  3. Redactar correspondencia de rutina.
  4. Preparar informes, cuadros, gráficos, tablas, cuando así se requiera.
  5. Responder llamadas y, hasta donde sea posible, contestar preguntas de contrapartes, consultores, proveedores, etc. con respecto a los asuntos administrativo-financieros.
  6. Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones que se asignen (técnicas, financieras, compras; etc.), tanto impresos como electrónicos.
  7. Apoyar en los aspectos organizativos y logísticos que se desarrollen según las pautas y procedimientos institucionales.
  8. Asistir en la preparación de presentaciones, minutas, convocatorias e informes que se asignen.
  9. Asegurar que todos los arreglos logísticos requeridos para facilitar el logro de los objetivos de la Dirección Ejecutiva del SINAC, que se lleven a cabo oportuna y eficazmente, particularmente (pero no exclusivamente) en torno a la generación de soluciones que asistan al SINAC.
  10. Realizar tareas administrativas incluyendo: solicitudes de cotización, requisiciones, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa que se designe.
  11. Apoyar a la coordinación del proyecto en el manejo de todos los servicios de apoyo logístico para las actividades de capacitación tales como reuniones, talleres, cursos, seminarios, etc.
  12. Desempeñar otros deberes relacionados con la ejecución de proyectos o propuestas según sean asignados.
  13. Mantener bases de datos actualizadas sobre: proveedores, empresas y organizaciones participantes del proyecto y personas capacitadas (desagregadas por género).
  14. Desempeñar otros deberes relacionados con la ejecución de proyectos y según sean asignados por el/la Coordinador(a) del Proyecto y Oficial de Programas a cargo.
  15. Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo, en término de apoyo administrativo.
  16. Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.

Se requiere una persona que trabaje tiempo completo, asistiendo al coordinador(a) del proyecto, al oficial de programas a cargo del MOCCUP y a la Directora Ejecutiva del SINAC, en las diversas tareas administrativas y logísticas que requieran, para desarrollar las actividades del proyecto y alcanzar los resultados esperados.

Competencies

COMPETENCIAS CORPORATIVAS

•             Profesionalismo: Habilidad para aplicar las teorías, conceptos y abordajes del desarrollo sostenible y compromiso con y conocimiento específico sobre la Agenda 2030, incluido en el contexto nacional. Habilidad para identificar analizar y participar en la solución de problemas/situaciones. Habilidad para recolectar datos utilizando diferentes métodos. Capacidad de evaluación y análisis conceptual para realizar investigaciones y análisis independiente, incluyendo familiaridad con y experiencia en el uso de varias fuentes de investigación, tal como, recursos electrónicos en la internet, intranet y otras bases de datos. Mostrar orgullo en el trabajo y en los logros; Demuestra competencias profesionales y dominio del tema; es consciente y eficiente con el cumplimiento de compromisos, fechas de entrega y obtención de resultados; se motiva con actividades profesionales en vez de personales; muestra persistencia cuando se enfrenta a problemas o retos difíciles; mantiene la calma en situaciones estresantes. Se encarga de incorporar la perspectiva de género y asegurar la igualdad de participación entre hombres y mujeres en todas las áreas de trabajo.

•             Planificación y Organización: Desarrolla metas claras que son consistentes con las estrategias concordadas; identifica las actividades y tareas prioritarias; ajusta las prioridades según sea necesario; asigna la cantidad apropiada de tiempo y recursos para cumplir con el trabajo; prevé los riesgos y contempla contingencias durante el planeamiento; monitorea y ajusta los planes y las acciones según sea necesario; usa su tiempo eficientemente.

•             Comunicación: Habla y escribe con claridad y efectividad; escucha a los demás, interpreta correctamente los mensajes de los demás y responde apropiadamente; hace preguntas para aclarar y mostrar interés por tener una comunicación de dos vías; modifica su lenguaje, tono, estilo y formato según su audiencia; muestra una apertura hacia compartir información y mantener a las personas informadas.

•             Trabajo en Equipo: Trabaja colaborativamente con las(los) colegas para cumplir las metas organizacionales; solicita contribuciones de otros valorando genuinamente las ideas y experiencias aportadas; está dispuesto a aprender de otros; da prioridad a la agenda grupal antes de la personal; apoya y actúa según la decisión final del grupo, incluso cuando esa decisión no refleje completamente su posición; comparte el crédito cuando los logros son grupales y acepta la responsabilidad por las tareas incompletas del equipo.

•             Responsabilidad: Se apropia de todas las responsabilidades y honra los compromisos: entrega los productos para los cuales es responsable dentro de la fecha, costo y calidad propuestos; opera en cumplimiento con las regulaciones y reglas organizacionales; apoya a los subordinados, dando supervisión y tomando responsabilidad por las tareas delegadas; se hace responsable personalmente de los incumplimientos personales y los de su equipo de trabajo según sea aplicable.

•             Creatividad: Busca constantemente formas de mejorar los programas o servicios; ofrece nuevas o diferentes opiniones para resolver problemas o cumplir con las necesidades de los clientes; promueve y persuade a otros para que consideren nuevas ideas; toma riesgos calculados con ideas nuevas o inusuales; piensa “fuera de la caja”; le interesan las nuevas ideas y las nuevas formas de hacer las cosas; no se limita sólo al pensamiento actual o tradicional.

             Orientación a Clientes: Considera a todas(os) aquellas(os) que reciben su servicio como “clientes” y busca ver las cosas desde el punto de vista del cliente; establece y mantiene alianzas productivas con sus clientes al obtener su confianza y respeto;  identifica las necesidades de las/los clientes y las empata con las soluciones apropiadas; monitorea los desarrollos activos dentro y fuera del ambiente del cliente para mantenerse informado y anticipar problemas; mantiene a las/los clientes informadas(os) del progreso o atrasos del proyecto; cumple con la entrega de los productos o servicios que ofrece a sus clientes.

•             Comprometida(o) con un Aprendizaje Continuo: Se mantiene actualizado(a) de las nuevas tendencias en su ocupación/profesión; busca activamente desarrollarse profesionalmente y personalmente; contribuye al aprendizaje de sus colegas y sus subordinados; muestra voluntad para aprender de otros; pide retroalimentación para aprender y mejorar.

•             Conocimiento Tecnológico: se mantiene actualizada(o) en las tecnologías disponibles; entiende la aplicabilidad y las limitaciones de la tecnología para el trabajo en la oficina; busca activamente como implementar la tecnología a las tareas apropiadas; muestra voluntad para aprender nuevas tecnologías.

COMPETENCIAS PERSONALES SOLICITADAS

  • Cuenta con experiencias que demuestran adaptación y sensibilidad a aspectos culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y de edad.
  • Auto-motivación y capacidad para trabajar bajo presión.
  • Proactiva(o).
  • Demuestra habilidad para desarrollar múltiples tareas efectivamente.
  • Excelentes relaciones interpersonales
  • Demuestra ética e integridad.
  • Capacidad de ejercer tacto y discreción en las relaciones con los distintos socios y actores.
  • Disponibilidad inmediata
  • Flexible y dispuesta(o) a viajar fuera del Área Metropolitana cuando sea necesario.

Required Skills and Experience

  • Grado académico mínimo de Técnico universitario en Administración Pública, Administración de Empresas, administración de proyectos, Economía, Contabilidad o afines. 
  • Al menos 4 años de experiencia profesional relevante.
  • Al menos 4 años de experiencia demostrada en trabajo ligado a la cooperación internacional, con instituciones del Gobierno y/o con ONGs.
  • Con al menos una experiencia previa de trabajo en apoyo al desarrollo de procedimientos administrativos en sector público, privado o público internacional.
  • Conocimientos en el uso de la Internet, redes sociales y manejo de herramientas electrónicas (Word, Excel, Power Point, Microsoft Project).
  • Deseable experiencia previa de trabajo con el SINAC.
  • Deseable conocimiento en Derechos Humanos, igualdad de género, y empoderamiento de las mujeres y las niñas.
  • Deseable conocimiento sobre la agenda 2030 para el desarrollo sostenible.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

En caso de querer adjuntar documentación a su aplicación, debe ser un solo pdf en el cual puede incluir su hoja de vida actualizada, copia de la cedula de identidad y copia de atestados académicos.

El PNUD rechaza la violencia contra las mujeres, así como el hostigamiento sexual y la explotación Sexual en cualquier de sus formas, por lo que las personas colaboradoras deben mostrar una conducta integra al respecto.

Se invita a las mujeres a presentar su candidatura

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